Gestión de Proyectos y Gestión del Cambio son ingredientes fundamentales para lograr el éxito en una iniciativa de transformación. Aunque varían en términos de enfoque y aproximación, cada disciplina es esencial para movilizar los proyectos y las personas del Estado Actual al Estado Futuro deseado. Comprender cómo funciona cada disciplina, identificar similitudes y diferencias es el primer paso para lograr una propuesta de valor unificada.
El lado técnico (no necesariamente tecnológico) liderado por Gestión de Proyectos es responsable del diseño, desarrollo y entrega de solución en funcionamiento. El lado humano liderado por la disciplina de Gestión del Cambio se enfoca en lograr que las personas acepten, adopten y utilicen la solución diseñada. La efectiva integración y ejecución de ambos frentes de trabajo es lo que permite que seamos exitosos y entreguemos los resultados esperados.
De las investigaciones realizadas por PROSCI® y publicada en el reporte de Mejores Prácticas edición 2018 quiero resaltar 3 datos que demuestran la importancia de que las dos disciplinas trabajen juntas:
1. Los proyectos que integran Gestión del Cambio y Gestión de Proyectos aumentan significativamente la probabilidad de alcanzar e inclusive exceder los resultados.
2. La efectividad de Gestión del Cambio es mucho mayor cuando se logra la integración con Gestión de Proyectos.
3. En los próximos 5 años se espera ver un incremento en el desarrollo de habilidades de Gestión del Cambio por parte de los gerentes de proyecto. La expectativa es que para 2023 la disciplina de Gestión del Cambio esté completamente incorporada a las Oficinas de Proyectos de las organizaciones.
Gestión del Cambio y Gestión de Proyectos Lado a Lado: una comparación
| Gestión del Cambio |
|
Gestión de Proyectos |
| - Preparar, equipar y apoyar personas durante el proceso de cambio que viven producto de los proyectos de su organización. |
DEFINICIÓN |
La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para ejecutar proyectos de forma eficiente y efectiva.(PMI) |
| Lograr que las personas impactadas acepten, adopten y utilicen adecuadamente la solución de forma que se capture el valor asociado a los niveles de adopción. |
INTENCIÓN |
Asegurar que la solución sea diseñada, desarrollada y entregada adecuadamente para cumplir con las necesidades y oportunidades que dieron origen al proyecto. |
| Personas que deben comportarse de manera diferente después de que la solución es implementada. |
FOCO |
Balancear recursos, actividades y restricciones para crear e implementar una solución técnica asociada a un cambio particular. |
| Proceso de 3 Fases de Prosci®: 1. Preparación para el Cambio2. Gerencia del Cambio 3. Refuerzo del Cambio |
PROCESO |
PMI Grupos de Procesos: 1. Iniciación2. Planificación 3. Ejecución 4. Monitoreo y Control 5. Cierre |
| Algunas herramientas: -Modelo ADKAR® -Análisis de Riesgo - Plan de comunicaciones - Hoja de ruta del patrocinador - Plan de coaching - Plan de entrenamiento - Administración de resistencias - Mecanismos de Refuerzo |
HERRAMIENTAS |
Algunas herramientas: - Declaración de trabajo (SOW)- Project Charter - Caso de negocio - Estructura de trabajo (WBS) - Diagrama de Gantt - Estimaciones de presupuesto - Asignación de recursos - Cronograma y seguimiento |
| Características del cambio y Atributos de la Organización. “Grado de cambio” requerido por las personas. |
CRITERIOS DE ESCALAMIENTO |
Complejidad y grado de cambio técnico asociado con el proyecto o iniciativa. |
| La medición se enfoca en elementos del lado humano del cambio incluyendo: - Velocidad de adopción- Utilización final de la solución - Nivel de Competencia - Logro de productos y resultados* |
INDICADORES | La medición se enfoca en elementos del lado técnico del cambio incluyendo: - A tiempo- En presupuesto - Cumplimiento de requerimientos técnicos - Logro de productos y resultados* |
