La digitalización ha cambiado la forma de gestionar los proyectos, los nuevos canales de comunicación unidos a la disponibilidad de información en tiempo real permiten que los proyectos puedan ser más flexibles, rápidos y eficientes. Con estos objetivos, en los últimos años se han desarrollado varios métodos de gestión de proyectos que se denominan Metodologías Agile.
Las Metodologías Agile conforman una estrategia de gestión de proyectos caracterizada por la flexibilidad, rapidez y la capacidad de adaptación. Estas técnicas fragmentan los proyectos en tareas más simples que los miembros del equipo pueden resolver de manera autónoma en un corto periodo de tiempo.
La rapidez y constante comunicación de los resultados permite que el alcance del proyecto pueda variar independientemente de la fase en la que se encuentre.
La Metodología Scrum se basa en la mejora continua del proyecto. Los ciclos de trabajo se denominan “Sprints” por su rapidez y al finalizar cada sprint se presentan las mejoras al coordinador de proyecto (Product Owner) y éste, tras estudiar los resultados con el cliente (Stakeholder), propone nuevas mejoras. Si hay algún problema en el desarrollo de la metodología, el responsable del proyecto (Scrum Master) se encarga de gestionarlo.
La Metodología Kanban plasma las tareas en tarjetas, dividiéndolas por columnas según su estado, es decir: pendientes, en desarrollo y terminadas.
Esta metodología permite conocer el estado de un proyecto en tiempo real.
Comparando las Metodologías Scrum y Kanban, la primera aplica unos ciclos de trabajo más rápidos, mientras que la segunda permite una comunicación instantánea. Teniendo en cuenta las características de cada una, se trata de técnicas de gestión de proyectos complementarias.
Las Metodologías ágiles combinan la colaboración con la autonomía de cada miembro del equipo en la realización de las tareas. Para implantar con éxito las Metodologías ágiles en una organización hay que asegurarse de que cada miembro del equipo tiene las habilidades suficientes para encargarse de alguna de las áreas del proyecto, pero también algunos conocimientos básicos sobre otras áreas.
Además, se debe tener claro cómo actuar ante diferentes aspectos inherentes a las metodologías ágiles, por ejemplo:
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La aplicación de Metodologías Ágiles en la gestión de proyectos ofrece múltiples ventajas a las empresas, entre las que destacan: la rapidez de las entregas, el trabajo en equipo y la producción de resultados.
Al utilizar ciclos de trabajo cortos, se llevan a cabo entregas parciales y constantes del proyecto, lo que repercute en la eficiencia, productividad y calidad del producto final.
Al dirigirse hacia un objetivo común y facilitar la comunicación fluida, las metodologías ágiles promueven el trabajo en equipo, lo que a su vez repercute en la motivación y satisfacción laboral de los trabajadores.
Los procesos de revisión continua, propios de las metodologías ágiles, y la flexibilidad y adaptación al cambio que las caracterizan permiten predecir los resultados del proyecto y, por tanto, minimizar los riesgos de cometer errores.
La implementación de metodologías ágiles de la empresa supone tener que lidiar con algunos desafíos importantes como puede ser: la resistencia al cambio, la falta de atención a los nuevos métodos y la falta de comprensión sobre los nuevos procesos.
La introducción de cambios en una organización puede ser todo un reto. Podemos encontrar grupos de empleados que se oponen al cambio o podemos encontrar otro grupo que esté de acuerdo pero con actitud pasiva. En estos casos, la responsabilidad del cambio recae sobre quiénes están verdaderamente comprometidos.
La mejor forma de actuar es diseñar una estrategia que marque los pasos a seguir para manejar la resistencia al cambio organizacional y que recoja todas las acciones que se llevarán a cabo para involucrar a los resistores en el cambio.
Las metodologías ágiles cambian la estructura de responsabilidades de las organizaciones, variando de la estructura tradicionalmente vertical hacia unas responsabilidades compartidas y en un plano más horizontal, lo que puede provocar incomodidad en los miembros del equipo, tanto en el caso de perder responsabilidad como en el caso de tener que asumirla.
Los cambios disruptivos como la implementación de metodologías ágiles pueden provocar, por desconocimiento, momentos de confusión sobre el alcance de éstas o los términos utilizados.
Uno de los puntos claves de la Metodología Prosci® para Gestión del Cambio Organizacional se basa en el cambio individual de cada miembro del equipo, el Modelo ADKAR®.
Los 5 pasos de este modelo se pueden aplicar a la implementación de las metodologías ágiles en la organización, así:
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