El cambio organizacional continúa creciendo en volumen y ritmo, y no muestra signos de desaceleración.
Más de la mitad de los encuestados en el estudio más reciente de Prosci Best Practices in Change Management anticipó un aumento significativo en el cambio para 2022, un hallazgo similar al de 2017. Con tantos cambios en marcha y más en el horizonte, algunas organizaciones están alcanzando un punto de saturación y a sentir sus efectos negativos. Esto es lo que los líderes de cambio y las organizaciones pueden hacer al respecto.
CAPACIDAD LIMITADA PARA ADOPTAR CAMBIOS
La saturación de cambios se produce cuando el número de cambios que está implementando excede la capacidad de las personas de su organización para adoptar y utilizar esos cambios de manera eficaz. Cada vez más común, la saturación del cambio afectó a más del 73% de los encuestados en el informe de Best Practices in Change Management más reciente de Prosci, quienes afirmaron que sus organizaciones estaban cerca, en o más allá del punto de saturación.
MANERAS DE ACTUAR SOBRE EL PROBLEMA
Aquí hay seis recomendaciones para reducir la saturación del cambio antes, durante y después de la implementación del proyecto:
1. Desarrollar y mantener un inventario de todos los proyectos de cambios significativos actualmente en curso o planificados en tu organización.
Utiliza este inventario para distinguir las iniciativas de cambio no discrecionales de las discrecionales. Los cambios no discrecionales suelen ser una respuesta a los cambios en su entorno operativo externo, como las acciones tomadas en respuesta al coronavirus, una amenaza competitiva directa o un requisito de un ente regulador.
Los cambios discrecionales suelen surgir de iniciativas internas como el desarrollo de nuevos productos y servicios, la introducción de nueva tecnología o el inicio de enfoques de mejora continua.
2. Sé intencional en la gestión de la cantidad de cambios que implementas en tu organización.
Es importante evaluar cuánto contribuye cada cambio propuesto al logro de su estrategia comercial y utilizar los resultados para eliminar proyectos no alineados o prioritarios. A continuación, posponer o eliminar esos proyectos discrecionales que no puede respaldar de manera efectiva lo ayudará a crear un portafolio de proyectos enfocado y priorizado a partir de las iniciativas restantes.
La gestión de la saturación del cambio también requiere confirmar que todos los miembros de tu equipo de liderazgo senior estén totalmente comprometidos con la implementación exitosa de las iniciativas en su portafolio de cambios. Y ser realista sobre la capacidad actual de cambio de tu organización es fundamental. La pandemia ha incrementado la capacidad para muchos, pero se recomienda reservar cierta capacidad para iniciativas no planificadas y no discrecionales.
3. Utiliza un enfoque estructurado para cada iniciativa de cambio de alta prioridad o alto riesgo.
Este enfoque estructurado debe incluir una evaluación de riesgo desde el lado humano para determinar la cantidad de recursos de Gestión del Cambio que necesitas y el esfuerzo que tomará para lograr los resultados deseados. Asegúrate de proporcionar recursos y financiación dedicados a Gestión del Cambio. No esperes que la gente haga Gestión del Cambio "fuera de sus escritorios".
4. Se un gran patrocinador del cambio en tu organización.
El patrocinio ejecutivo activo y visible sigue siendo el contribuyente más importante del éxito en las iniciativas de Gestión del Cambio. La investigación de Prosci® ha revelado esta verdad de manera constante desde 1998.
El éxito genera confianza y puede ayudar a incrementar la capacidad de cambio organizacional. Se un modelo a seguir en su rol como patrocinador y espera a que tus reportes directos hagan lo mismo:
- Participa activa y visiblemente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.- Construye una coalición de patrocinadores con los líderes de las áreas impactadas por el cambio
- Comunícate directamente con los empleados
5. Lograr, medir y mantener los beneficios del proyecto a lo largo del tiempo.
En lugar de definir la línea de meta en la fecha de implementación del proyecto, configúrala para la fecha en la que espera poder mantener el logro de los beneficios deseados. El proyecto integrado y el Plan de Gestión del Cambio para cada iniciativa también deben incluir una fase de sostenimiento. Esto asegura que los beneficios del proyecto continúen una vez logrados y proporciona un traspaso efectivo del equipo del proyecto a la operación de la organización.
La estructuración de la gestión del desempeño del equipo ejecutivo para recompensar la realización y el sostenimiento de los beneficios también es más eficaz que recompensar a los ejecutivos por iniciar cambios.
Reunirte regularmente con las personas impactadas por los cambios te ayuda a mantenerte en sintonía con el nivel de saturación de cambios y la fatiga resultante, lo que puede afectar varios roles en toda tu organización:
- Gerentes de empleados impactados: haga preguntas basadas en el Modelo Prosci ADKAR® (Consciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Reforzamiento) para evaluar su capacidad para dirigir eficazmente a sus equipos a través de los cambios.- Empleados de primera línea: interactúa regularmente con estos empleados que se ven directamente impactados por los cambios actuales y utiliza el Modelo ADKAR® para evaluar qué tan bien están adoptando y utilizando los cambios.
- Patrocinadores y directores de proyectos: Busca evidencia de en que están colaborando para abordar los impactos simultáneos de otras iniciativas, como los conflictos de programación y las limitaciones de recursos.
Además de trabajar directamente con grupos de empleados, monitorear los datos de satisfacción del cliente puede indicar los efectos negativos de los cambios actuales. Los indicadores del clima organizacional, los niveles de interacción, las tasas de absentismo y las tasas de retención también ofrecen información sobre la fatiga del cambio de los empleados. Y, por supuesto, anticipar estos posibles impactos negativos a medida que planifica los cambios futuros te permite abordar los problemas antes de que surjan.
CAMBIAR LA SATURACIÓN ES REAL
A medida que los equipos de proyectos se concentran en las muchas iniciativas de proyectos que inundan sus unidades de negocio, corren el riesgo de perder el impacto colectivo de los cambios en la organización y su gente. Tener estas estrategias en mente, puede ayudarte a crear un plan de acción claro para reducir la saturación del cambio de manera efectiva y a tener un equipo de Gestión del Cambio alineado y enfocado.
